Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

Hacer.AI S.A.S. (en adelante "Hacer.AI", "nosotros" o "la Compañía"), con domicilio en la República de Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Conciliador.AI.

Para ejercer sus derechos o presentar reclamaciones, puede contactarnos en: privacidad@hacer.ai

2. Marco Legal

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los complementen o modifiquen. Al registrarse y usar Conciliador.AI, usted autoriza el tratamiento de sus datos conforme a esta política.

3. Datos Personales Recopilados

Recopilamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: nombre completo, cédula de ciudadanía o profesional, correo electrónico, número de teléfono.
• Datos de autenticación: correo electrónico, contraseña (almacenada en formato cifrado), factores de autenticación de dos pasos (TOTP).
• Datos jurídicos: información relacionada con procesos de conciliación, incluyendo nombre de las partes, cuantías, tipo de obligación, bienes y pasivos declarados.
• Datos de uso: dirección IP, tipo de navegador, registro de accesos (para fines de auditoría conforme a la Ley 1581 y el SICAAC).
• Documentos: archivos cargados por los usuarios (poderes, paz y salvos, estados de cuenta, entre otros).

4. Finalidades del Tratamiento

Sus datos son tratados con las siguientes finalidades:

• Gestión de procesos de conciliación ante centros de conciliación autorizados.
• Cumplimiento de obligaciones legales ante el Ministerio de Justicia y del Derecho (SICAAC).
• Envío de notificaciones y citaciones relacionadas con los procesos.
• Generación de actas, documentos jurídicos y reportes.
• Análisis asistido por inteligencia artificial para apoyar la redacción de documentos (sin decisiones automatizadas vinculantes).
• Seguridad de la plataforma, detección de fraude y cumplimiento normativo.
• Comunicaciones transaccionales por correo electrónico.

5. Subencargados del Tratamiento (Subprocesadores)

Para operar la plataforma, Hacer.AI comparte datos con los siguientes subprocesadores, quienes actúan bajo instrucciones de Hacer.AI y con las debidas garantías contractuales:

Todas las transferencias internacionales se realizan con las garantías adecuadas conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la normatividad de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. Uso de Inteligencia Artificial

Conciliador.AI utiliza modelos de inteligencia artificial (Google Gemini) para asistir en la extracción de información de documentos y en la redacción de actas. El uso de estas funciones implica que los documentos cargados serán procesados por Google LLC bajo sus propias políticas de privacidad para empresas (Google Cloud DPA).

La IA no toma decisiones jurídicas vinculantes. Todo resultado generado por IA debe ser revisado y validado por el profesional competente antes de ser utilizado.

7. Conservación de los Datos

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Los datos de procesos de conciliación se conservan por un mínimo de 10 años conforme a las disposiciones del Ministerio de Justicia. Los registros de auditoría (access logs) se conservan por 2 años.

8. Derechos del Titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que tenemos sobre usted.
• Actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades declaradas, salvo obligación legal de conservación.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud a privacidad@hacer.ai con su nombre, número de identificación y descripción de la solicitud. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

9. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos, incluyendo: cifrado en tránsito (TLS 1.3), autenticación de dos factores (TOTP) para personal interno, control de acceso basado en roles, registros de auditoría inmutables, y almacenamiento cifrado de archivos en Cloudflare R2.

10. Modificaciones a esta Política

Hacer.AI puede actualizar esta política para reflejar cambios en la plataforma o en la normatividad aplicable. Las modificaciones relevantes serán notificadas por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado de la plataforma tras ese período implica la aceptación de los cambios.

11. Contacto

Hacer.AI S.A.S.
Correo: privacidad@hacer.ai
República de Colombia